De werkgever in deze zaak betaalde aan haar werknemers een vaste kostenvergoeding van fl. 4,00 (€ 1,82) per dag. De hoogte van deze vergoeding was gebaseerd op de in de cao genoemde vergoeding, die sinds 1999 uit de volgende drie onderdelen bestond: werkkleding, laarzen en gereedschap. Voorheen was ook koffiegeld in deze vergoeding begrepen.
Naar aanleiding van een boekenonderzoek kwamen de inspecteur en de werkgever overeen dat de hoogte van de vaste kostenvergoeding zou worden onderbouwd door middel van een onderzoek. Een deel van de werknemers moest gedurende één jaar zijn bonnen met betrekking tot de hiervoor genoemde drie kostenposten bewaren. Op grond van de resultaten van het onderzoek vond de inspecteur dat over een deel van de vaste kostenvergoeding loonheffing was verschuldigd. De werkgever kreeg hiervoor een naheffingsaanslag (inclusief heffingsrente en een boete) opgelegd.
De werkgever ging na de bezwaarprocedure in beroep bij Hof Leeuwarden. De werkgever stelde in de procedure dat een deel van de vergoeding alsnog moest worden aangemerkt als koffiegeld. Omdat echter niet tijdens de controle door de inspecteur en ook later niet was gebleken dat de specificatie ook betrekking had op koffiegeld, kon de vergoeding achteraf niet meer als zodanig worden aangemerkt. Hof Leeuwarden handhaafde de opgelegde naheffingsaanslag.
In het beroep in cassatie oordeelde de Hoge Raad – overeenkomstig de eerdere conclusie van de advocaat-generaal – als volgt. Als in de cao een specificatie naar aard en omvang is opgenomen, is het overbodig om een afzonderlijke specificatie aan de werknemers te verstrekken. De werkgever moet de vaste kostenvergoeding specificeren vóór of uiterlijk bij de eerste betaling ervan. Ten aanzien van de stelling van de werkgever dat een deel van de vergoeding betrekking had op koffiegeld, werd niet aan dit vereiste voldaan omdat pas in de beroepsprocedure voor het hof werd gesteld dat een deel van de vergoeding zag op koffiegeld. Het beroep in cassatie van de werkgever slaagde daarom niet.
In dit arrest wordt bevestigd dat het van groot belang is om voorafgaand aan het verstrekken van onbelaste vaste kostenvergoedingen een degelijke specificatie naar aard en veronderstelde omvang van de kostenposten te hebben. Aanpassingen achteraf met terugwerkende kracht zijn niet mogelijk.
Bron: Hoge Raad 7-3-2008, nr. 41623.
